浅谈事业单位人事档案管理现状及相关措施
2018-11-30 08:44 [企管论文] 来源于：互联网 作者：互联网
导读：摘 要：随着人事档案各项制度的变革和社会的不断发展和进步，特别是信息化技术的使用，事业单位原有的人事档案制度受到了一定的冲击，人事档案管理的真实性、有效性、便捷性等方面存在的问题逐渐凸显。本文简要分析了当今事业单位人事档案管理的现状及存在的
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摘 要：随着人事档案各项制度的变革和社会的不断发展和进步，特别是信息化技术的使用，事业单位原有的人事档案制度受到了一定的冲击，人事档案管理的真实性、有效性、便捷性等方面存在的问题逐渐凸显。本文简要分析了当今事业单位人事档案管理的现状及存在的问题，同时针对问题提出相应的解决措施。
关键词：事业单位 人事档案管理 管理现状 管理措施
一、事业单位人事档案管理现状的分析
事业单位人事档案管理跟企业的人事档案管理有所不同，事业单位人员聘用、流动等方面与国家各项政策变动息息相关，更重要的是事业单位工作人员的背景、素质、流向各方面直接关系到事业单位未来的发展，基于此，事业单位人事档案的管理工作就显得更加重要。目前，事业单位人事档案管理现状如下：
1.人事档案管理中人事档案真实有效性无法保证，管理存在漏洞。真实有效是人事档案管理的基本原则，但就近几年人事档案的真实有效性却越来越难以保证。究其原因主要有三点：其一，原始人事档案审核不严谨，对于年代过于久远的人事档案其真实有效性核查较为困难，而新入档的人事档案并未按人事审核流程制度进行严格审核，造成原始人事档案是否真实有效不得而知；其二，人事档案断层，由于事业单位发展需要，编制人员时有扩充或收缩，在人员调离或聘用�r，存在大部分人事档案未随人员调动的情况，直接导致新入事业单位无法获取原始档案而原单位仍存多余原始档案无从管理；其三，人员流动性增大，人事档案管理工作滞后，频繁的人员流动和滞后的人事档案管理工作形成了鲜明对比，一个员工调入又调离而人事档案却常常还未完成调入审核，其人事档案管理效率可见一斑。
2.人事档案管理信息技术普及程度不高，缺乏共享意识。就目前而言，一部分规模较小、职能较为单一的事业单位仍然仅沿用纸质人事档案建档，十分不利于人事档案管理走向信息集成统一化，而目前在我国，类似这种规模小职能单一的事业单位数量还不少，这也侧面说明了人事档案管理信息化程度没有达到全面普及的要求；另外，人事档案管理实现信息化数据化的最终目的是为了使人事档案在各个事业单位之间无缝流转，保证人事档案的连续性和真实有效性，提高人事档案管理的效率，而这些都是基于信息的共享才能达成的，目前我国事业单位人事档案管理信息系统的建立处于各自为政、互不干预的状态，缺乏共享意识。
3.人事档案更新缓慢，员工参与度较低，管理痕迹较少。事业单位人事档案除了记录员工个人经历、学历、社会关系、工作经历、调度情况等基本情况之外，对于员工在职期间的培训、职称评定、奖励处罚等员工成长记录也应及时在人事档案内进行记录更新，大部分事业单位人事档案管理在更新的完整性和及时性上还有待提高；同时，员工自身对于个人人事档案的关注度和参与度普遍不高，对于人事档案对于个人发展的重要性和作用可以说是毫不知情，因此在日常工作中也不会主动要求人事管理部门及时更新个人人事档案；从以上两点可以看出，事业单位人事档案管理除了调入和调离环节之外，在其他环节上的管理痕迹是相当少的，这也是人们普遍认为人事档案管理就是调入和调离工作的原因之一。
二、解决事业单位人事档案现有问题的手段和措施
为使事业单位人事档案管理能够提升管理效率及管理水平，对人事档案管理现状进行分析，提出以下措施：
（一）严格事业单位人事档案管理制度，梳理审核流程，从源头保证档案的真实有效性
由于人事档案管理信息技术的引入，事业单位原有的仅适用于纸质档案管理的人事档案管理制度已经无法满足信息管理技术的需要，因此事业单位应将管理制度完善放在首位，特别是引入信息管理技术之后，对于新建或调入的原始人事档案在真实性核查方面应做出明确规定，规避人为审核不严造成的管理漏洞。对于断层类档案，在人事档案管理制度中应同时明确各类无档案调入、人离档未离的处理流程，严紧贪图方便随意新建档案，档案调离流程不可处理拖沓，更不可随意弃档，以保证员工人事档案的连续性、有效性。在保证人事档案管理流程完整有效的情况下，进行流程简化，去掉不必要以及重复的流程，同时也要求档案管理人员提高工作能力和水平，以提高人事档案管理的效率，缓解频繁人员流动与低下的档案管理效率之间的矛盾。
（二）普及事业单位人事档案管理信息化，促进人事档案管理集成统一管理
建立事业单位人事档案管理信息网，就像全国公民身份信息系统一样，让全国事业单位实现人事档案信息共享。而达成最终目标的第一步就是普及事业单位人事档案管理信息化技术，促进人事档案管理信息集成统一管理，将人事档案从纸质档案转为电子信息档案，利用信息技术，实现定期核查、即时更新、信息流转、数据调取以及调动轨迹检索等功能。不论事业单位规模大小，一同纳入管理系统中，统一管理，共享信息。
（三）提高全员人事档案管理意识，档案管理工作人员真正管理起来，让人事档案发挥最大价值
事业单位职工长期对人事档案管理存在误解，单纯的认为人事档案管理就是把档案调入和调出，因此对个人人事档案并不关注，甚至认为这都是单位的事。而这种想法的来源一部分原因是由于档案管理人员的管理痕迹过少，因此档案管理工作人员真正将人事档案管起来，特别是在更新、流转、取用、宣传等环节做出实效，例如在更新环节主动提醒员工提供职称评定证书、培训证书等文件对人事档案进行更新；在流转、取用环节提升效率，让员工体验随用随取的便捷，享受档案管理成果，提高事业单位全员人事档案管理意识。体现人事档案管理痕迹的目的还是真正实现人事档案管理，让事业单位员工认识到人事档案管理的重要，让人事档案在职工工作中发挥真正的价值。
三、结语
事业单位人事档案管理想要跟上改革发展的步伐，想要推陈出新，想要科学合理地提升管理效率，重塑事业单位人事档案管理制度和引入信息技术都是比不可少的，而提高全员人事档案管理意识也是为了提高职工对人事档案管理的理解和配合。尽管事业单位人事档案管理仍在存在一些问题，但前景是光明的，实现全国事业单位人事档案信息共享的最终目标也并非遥不可及。
参考文献
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[5]李薇，王琳，韩旭.浅析事业单位干部人事档案管理现状及对策[J].中国卫生人才，2017（5）：80-87
作者简介
夏宇彬，男，汉族，山东青州人，本科毕业，初级职称，研究方向：档案管理，潍坊护理职业学院
何鹏，男，汉族，山东青州人，本科毕业，初级职称，研究方向：档案管理，潍坊护理职业学院
（编辑：东北亚） |
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