城建档案数字化之我见

　　随着我国现代化建设进程的不断深入，城市发展建设中的房屋建筑、道路桥梁以及地下管线基础设施等工程项目的数量也越来越多。城建档案作为城市发展进程研究的重要依据，传统的纸质档案管理方式已经无法适应现代化的发展需求，无法满足人们对信息实现传递和共享的实际要求，这给城建档案管理工作带来了挑战。而以计算机网络为载体的信息通讯技术为城建档案数字化管理提供了技术支持，我国的城建档案管理已经逐渐由传统的纸质时代向数字化时代迈进。纸质档案数字化是信息时代发展的必然要求，是档案管理发展的必经之路。积极推进城建档案管理数字化建设已经成为城建档案工作发展的必然趋势，也是城市发展中的重要内容。 

　　一、档案数字化概述 

　　档案数字化是指通过扫描仪、数码相机等图像采集设备，对原始纸质档案信息进行完整的采集，进而形成能够被计算机系统所识别的文件类型，最后存储到磁带、光盘等信息载体之中，以提高对档案的管理效率，实现资源共享。随着科技的发展，人们提高了对档案数字化管理的认识，加大了对于档案数字化管理的研究力度，在整个档案系统范围内都开展了档案管理数字化建设工作，并且已经形成较为合理的管理体系，在城建档案领域中也积极尝试实践了档案管理方式的转变。当前，虽然纸质档案仍是主要的保存方式，但纸质档案数字化已经成为档案管理的必然趋势。随着档案数字化管理技术日趋成熟，档案数字化发展必将越来越快，对于档案管理工作的作用也越来越重要。 

　　二、城建档案数字化应注意的问题和建议 

　　1.做好档案鉴定，满足实际需要 

　　城建档案涉及门类丰富，数量众多，但并不是所有的纸质档案都需要或者都适合进行数字化管理，需要根据实际进行数字化档案的选择，以提高工作效率。在进行档案数字化处理之前，应该首先调查摸底现有馆藏档案，搞清档案的数量、类型、信息利用等基本情况，确定应该对哪些纸质档案进行数字化管理。同时以现实需要为前提，按照"珍贵档案、重点档案、特色档案、利用率高的档案"优先数字化的原则，制定档案数字化规划，分阶段、分步骤的实施，把现有重要实体档案资源转变成数字信息资源。当前，城建档案馆馆藏档案绝大部分来源于建设工程档案，因此，工程档案是城建档案数字化管理的重点。首先是需要进行抢救性保护的珍贵濒危档案要进行数字化，这些珍贵濒危档案涉及到很多重要的信息资源，具有重要的历史价值和研究价值，需要重点保护。其次，涉及民生工程建设档案，比如有关医院、学校、银行、电力等房屋建筑工程、道路、桥梁、交通、水利、地下管线等基础设施以及国家、省市重点建设项目档案应进行数字化管理。再是利用需求量大的档案也需要进行数字化管理。比如， 房屋建筑工程中的住宅小区项目建设、保障性安居工程建设档案和各类新区园区建设规划拆迁档案、村镇规划、建设档案等。可以采取分期进行数字化管理，以满足使用者对这些档案资源信息的需求。在这些工程档案中，特别是房屋建筑工程档案，其前期工程准备阶段文件包括决策立项文件、征地拆迁文件、勘察、测绘和设计文件、招投标文件和开工审批文件、以及竣工验收文件、竣工图等，这些档案利用频率较高，应优先进行数字化管理。有条件的地方也可以采取全部馆藏工程档案数字化，把现有的实体档案资源转变成数字信息资源，从而利用计算机网络为社会和政府提供服务。 

　　2.严格信息管控，确保档案数字化质量 

　　在进行纸质档案数字化处理时，应该建立严格的管理制度。严格的管理制度有利于提高工作人员的责任心，树立质量与安全第一的意识，保证档案数字化工作的顺利开展。还应建立数字化标准规范，以确保加工环节的规范化与档案数字化的质量。 

　　首先，城建档案管理部门在委托数字化加工专业公司提供服务时，要与数字化加工专业公司签署服务质量协议， 并提出质量标准与质量要求，以此规范档案数字化加工行为，为其间出现质量问题时提供解决问题的依据。还要签署安全保密协议，严防在数字化加工过程中发生纸质档案的损毁、丢失、泄密等现象。 

　　其次，科学、准确、规范地录入机读条目信息。档案信息数据的录入是馆藏档案数字化加工的重要环节。规范化地录入机读条目，可以使将来档案信息的利用环节变得更加快捷便利，同时也可以为城建程档案信息安全提供保障，提高对档案的管理效率，有利于资源信息的共享整合和高效利用。 

　　最后，严格监督检查工作，对数字化档案的扫描质量及时跟进。检查校验工作直接影响到城建档案数字化加工的质量，需要专业知识充足，经验丰富的工作人员进行校验工作，以防止发生如漏扫、扫出来的PDF文件页面不美观、PDF文件档号题名有误等问题，尽可能的避免因人为因素而出现的工作疏漏，保证城建档案的安全性和真实性，数据信息的准确性和完整性。 

　　3.加强信息维护，确保档案安全 

　　信息资源的安全问题是城建档案管理工作的首要问题。现代计算机网络及信息技术在为人们生产生活提供便利的同时，也为一些不法分子进行违法活动提供了可乘之机。不法分子可以利用网络窃取档案管理中心的档案信息，破坏档案信息的机密性。因此，在进行纸质工程档案数字化处理时， 档案管理人员应注意加强对档案信息的安全维护工作。 

　　城建档案管理人员需要提高信息安全意识，严格遵守相关的安全保密制度，加强安全防护，防止失密、泄密的发生。在纸质档案进行数字化加工过程时，需要对计算机系统进行扫描检测，以确保没有非法拷贝程序和病毒程序。同时，应研究开发先进有效的电子文件管理系统、馆藏档案数字化加工系统及档案信息安全软件，提高计算机网络的系统安全，提高软件的安全性，确保城建档案信息的安全可靠。 

　　城建档案数字化加工之后同样需要重视档案信息安全性的管理。首先，管理人员应该对扫描之后的数字化档案进行核实，将已实现数字化的城建档案原件妥善保管，及时销毁加工过程中的相关硬盘，以防档案信息被泄露。其次，做好日常安全管理和信息维护。在使用者查询档案信息时，需进行详细身份信息的登记，详细询问调取档案的目的、用途，并跟踪管理。非公开的城建档案信息特别是城市地下管线信息，一律不得上互联。在互联网上提供已公开档案目录查询服务的，必须认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，保证计算机系统和数据的安全保密。对不同的用户给予不同的权限，防止非法登录和非法操作数据。重要数据严格进行备份，并应异地保存。此外，城建档案管理人员还要加强监督巡查工作，随时对档案信息库进行抽查，及时对信息安全软件进行升级，采取必要的计算机病毒防范措施，避免网络受到病毒破坏，防止不法分子侵入档案管理网络系统，进行不法活动。以保证数字化档案信息资源的安全存储与调用。 

　　城建档案数字化管理是一项系统的工作，任重道远。城建档案馆应加强城建档案信息安全保障体系建设，健全档案信息安全管理体制。城建档案管理人员要提高认识，不断提升自身的档案数字化工作能力，增��对数字化档案管理的力度，加强数据质量控制，做好档案数字化的全程监控，保证档案的真实性与原始性，努力实现城建档案存储数字化和利用网络化，为数字化城市建设和经济发展服务。 

　　（作者单位：衡水市城市建设档案馆）