论网络环境下档案信息资源整合的实施策略

　　[摘 要]在瞬息万变的网络环境下，利用网络平台获取信息资源已成为人们最熟悉和最常用的方式。档案作为信息资源的重要组成部分，在网络环境下对档案信息资源进行开发利用，能够最大限度满足广大利用者的需求，顺应时代发展潮流，这无疑也是推动档案事业发展的新契机。因此，在网络环境下大力开发利用档案信息资源是档案机构的重要任务。 

　　[关键词]网络环境；档案信息；资源整合 

　　[中图分类号]G271 [文献标识码] A [文章编号] 1009 ― 2234（2013）11 ― 0095 ― 02 

　　网络环境下档案信息资源整合是一个涉及到社会方方面面的系统大工程，它的实现需要一个长期的过程，在其具体实施过程中确立科学合理的目标和实施策略，是其成功的两个基本要素。网络环境下档案信息资源整合的目标究竟是什么，在实施中应该遵循什么样的策略选择，这些对我国档案资源整合工程建设的成功与否都至关重要。对于档案信息资源整合的目标取向，在前一章已作了具体介绍，而要实现上述目标，在推进档案信息资源整合的过程中，就要高度重视具体实施策略的选择。笔者认为，在目前条件下，其实施策略主要有如下几个方面。 

　　一、加强管理、合作共建 

　　网络环境下档案信息资源的整合不仅要求各系统、各级别的档案管理部门内部的密切配合，还要求档案部门与社会其它信息部门的协调一致。因此，要使档案信息资源的整合活动能够始终有序、正常地推进，就必须加强管理，创建一个良好的管理环境，各机构相互合作，共同建设。目前，国内图书文献系统正在建设的中国数字图书馆工程、全国文化信息资源共工程以及中国高等教育文献保障系统（CALIS）的建设就充分说明了这一点，它们之所以能够在较短的时间内取得实质性的进展，在一定程度上就得力于工程开展之初就建立了相应的管理中心、专家委员会和领导小组，在此基础上组织各级中心的工作，对整个工程统一实施调控与管理。就目前我国的实践来看，档案信息化建设明显落后于图书情报等相近行业，全国范围的档案信息资源整合也还尚未起步，各级档案局在档案信息化建设中虽然发挥了重要的管理职能，但仍然存在着诸多的问题。科学的管理是整合顺利实施的基本保障，要改善当前的实践管理情况，提升管理质量，具体来说，可以从如下几个方面着手：首先，要完善管理机构。档案信息化建设与档案信息资源整合是一个浩繁的工程，应该要有一个专门性的组织，进行协调控制，在机关组织内应该由信息中心负责，组织间应由行业协会或国家档案行政管理部门负责，各级档案局应设立专门的信息化建设委员会或领导小组对本地区的档案信息化建设以及档案信息资源的整合工作进行宏观的管理与组织。其次，要理顺管理体制。在中央，要在国务院信息化工作办公室下设立档案信息化建设领导小组，统一领导全国档案信息化建设工作；地方各级档案局设立的档案信息化建设管理机构也要并入同级政府的信息化工作管理办公室，下级对上级负责，接受上一级管理机构的监督与指导。再次，要加强管理力度。当前管理力度不够的一个最主要的原因在于管理手段的单一，上级档案行政部门对下级档案行政部门，档案行政部门对档案事业管理部门的活动缺乏有效的控制，常常是令行不止，置若罔闻，因此，要加强管理力度，必须充分运用行政、经济、法律等管理手段，严格控制管理对象的行为，确保政令的有效性。最后，要发展对外合作与交流。档案信息化建设是社会信息化建设中的一个部分，信息化建设的一个重要目标就是要实现资源共享，因此，在档案信息化建设的过程中，有必要加强与其它领域信息化建设的合作与交流，相互借鉴，统一标准，协调发展，合作共建，从而为实现高层次的融合与集成准备条件。 

　　二、统筹规划、分步实施 

　　档案信息资源整合的一个最终的目的是要实现资源的共享，最大程度开发档案信息资源。在网络环境下，统一的标准是资源共享的最核心的保障因素，因此，合作与规划是信息化建设的基本方略，各自为政、盲目建设只会造成大量的“信息孤岛”，极不利于高层次档案信息资源共享的实现。而就我国目前的情况来看，由于多方的原因，区域之间的档案信息化建设大都是在封闭状态下进行的，忽略了相互之间的协调与合作，已经出现了系统类型多样、信息标准不一等诸多的问题，为下步的互联互通埋下了隐患，某些档案部门可能要为此付出沉重的代价。因此，在后期的建设中，应该把统筹规划作为我国档案信息化建设和档案信息资源整合的重点。相关领导机构和管理组织要统观全局，结合电子政务建设的要求，参考图书、情报等相近行业的做法，尽快出台我国档案信息化建设和档案信息资源整合的近期规划，加强对各级档案馆信息化工作的宏观管理，从而使我国档案信息化建设和档案信息资源整合工作有计划、有步骤地开展起来，实现可持续性发展。 

　　此外，网络环境下档案信息资源整合的目标取向的实现不可能一蹴而就，必然是一个长期实践过程，必须按照总体的规划，分步骤、分阶段地实施。首先，应重点抓好标准体系的建设。相关管理部门对信息化建设中的一些需要达成共识的问题如某些标准规范等予以明确，并要求共同遵守，使各部门各系统的信息整合工作都在统一的标准下进行，这是确保档案信息资源整合良性发展的前提与基础。其次，要在统一的标准下分系统地开展档案信息资源整合工作。按照档案信息资源整合的三个不同层次的实现形式，机关档案室、综合档案馆以及信息中心都要按照统一的标准与总体目标，在各自的范围内以工程的形式推进档案信息资源的整合，不断提高整合的程度与水平。最后，组织国家规模的档案信息资源整合工程，综合前期各系统的整合成果，在此基础上实现档案信息资源的高层次的整合与最大化的社会共享。 

　　三、由点及面、协调发展 

　　由于地区经济与社会环境的原因，各地区的档案信息资源整合工作不可能做到同一步调，必然会有快有慢，有先有后，水平也有高有低。针对我国档案信息化建设发展不平衡的现状，可以考虑借鉴我国电子政务建设的策略，在档案信息资源整合的实施过程中，采用由点及面的方针。对于一些档案信息化起步较早，发展较快的地区，应该重点建设，在资金、人才、技术上予以大力支持，并加大研究力度，为之提供智力支持，促使其早出成绩、早见效益，在此基础上逐步探索出一条科学、合理、可行的信息化建设道路和资源整合发展取向，从而为其它地区信息化建设和资源整合工作提供借鉴与参考，从而带动全国档案信息化建设和档案信息资源整合工程的发展，逐步缩小东西部地区以及其它区域性的发展不平衡的差距，切实解决档案信息“数字鸿沟”问题。 　　档案信息化是社会信息化系统中的一个重要组成部分，它的建设与其它领域的信息化建设密切相关，档案信息资源的整合水平的提高也离不开社会其它信息资源的集成与融合。因此，档案信息资源整合的当务之急在于加强与其它社会领域信息资源建设的合作，将档案信息化建设全面加入到我国社会信息化建设队伍中来，确保协调发展。一方面要将档案信息化建设纳入同级电子政务的发展规划之中，实现两者的协调同步，档案馆在网络建设、系统建设、数 

　　据库建设时要充分与政府部门合作，遵守电子政务的相关标准规范，集中开发，统一使用，保证信息资源的共享，从而发挥系统和资源的最大效益。另一方面要开展同图书馆、情报机构的合作，充分借鉴其实践的经验与教训，在资源建设等方面取长补短，共同打造地区综合信息中心，为社会公众提供一体化与多样化的信息服务。 

　　四、抓住重点、重视实效 

　　网络环境下档案信息资源整合是一个系统的大工程，必须分清主次，抓住重点。目前来看，我国档案信息资源整合必须以档案信息资源建设为核心，以电子公文管理为重点。首先，档案信息资源建设是核心。各级综合档案馆要加快现有馆藏档案的数字化处理，以及要做好馆藏档案文件及目录数据库建设，建立档案机读目录中心，特别是要开展对重要、珍贵、易损、利用频率高档案的数字化工作，建立全文信息数据库，逐步向数字档案馆迈进，但值得一提的是，在对馆藏档案数字化的过程中，应当坚持可行性原则、合法性原则、规范性原则、效益性原则与安全性原则等，只有这样，数字资源建设才能健康有序地进行。此外档案数字化工作要分步进行，因为档案馆馆藏往往良莠不齐，内容多样，重复文件甚多，如果不加区别地盲目录入，不仅工作量大，而且会造成资源浪费，因此可以考虑先录重点全宗，再一般全宗；先鉴定，后录入；先建立目录数据库，再建全文和多媒体数据库。再有，在相关标准、法规、安全措施未出台或未规范之前，各级档案馆不要急于录入。总之，目前条件下，要特别突出国家综合档案馆档案基础数据库建设这一重点，通过解决存量档案数字化和确保增量档案电子化，加强信息资源整合，协作分工、合理布局，建立分布式、数字化、网络化、可共享的全国性档案信息资源体系。其次，电子文件管理是重点。目前我国电子文件管理现状问题甚多，电子文件的管理亟待规范，因此国家档案管理部门要尽快为我国的档案信息化建设制定操作性强的实施办法、技术标准和规范，各级机关和企事业单位要将电子文件归档管理纳入电子政务和办公自动化建设的总体规划，整体设计，同步实施，实现文档管理一体化，从而充分整合机关档案信息资源。档案信息资源整合工程实施耗资巨大，需要中央财政支持和地方财政配套来保证，各级档案部门要本着“节约、高效”的原则，科学论证项目可行性，有效控制投资成本，努力创造最佳效益，避免重复投资和浪费。首先，档案部门要建立项目的事前审查、事中监理、事后验收制度，建立项目法人责任制，严格项目建设程序，杜绝浪费，确保项目质量，不搞“面子工程”与“花瓶工程”；其次，在项目实施过程中，要引入市场机制，除需要保密和个别特殊任务外，在研究开发、标准制定、档案数字化加工等工作要充分利用高等院校、科研院所及相关企业的研究开发和加工力量，特别是档案的数字化加工任务，应主要依靠社会力量来完成；再次，要通过项目建设，增加档案信息化的“造血”和“献血”功能，增强档案信息的“商品”意识，通过社会参与市场行为，完善档案信息社会化服务体制，促进档案信息内容服务业的形成与发展，回馈社会，增加社会就业，创造社会效益和经济效益，服务社会经济发展。