浅析设备检修档案管理中的薄弱环节及解决措施

2018-05-22 09:29 [企管论文] 来源于：大庆石化公司化工一厂作者：张琳琳

导读：设备检修档案是企业生产装置停产时，对设备进行检修后归档的文字、图表、声像等科技文件。一、设备检修档案存在的问题设备使用阶段档案收集不全。日常堵漏消漏记录收集不全，对堵漏消漏的记录不够重视，忽视归档的现象时有发生；设备日常管理记录收集不全

设备检修档案是企业生产装置停产时，对设备进行检修后归档的文字、图表、声像等科技文件。

　 一、设备检修档案存在的问题

　 设备使用阶段档案收集不全。日常堵漏消漏记录收集不全，对堵漏消漏的记录不够重视，忽视归档的现象时有发生；设备日常管理记录收集不全。一方面，由于操作人员不及时整理移交，日积月累造成原始记录堆积；另一方面，有些档案人员对原始记录重视程度不够，造成存档不完整。
　 设备检修期间科技文件管理薄弱。设备检修现场管理指导不到位。有些档案部门还在走“你交我存，你借我发”的老路子，很少参加相关专业会议，检修期间很少深入现场进行指导。新购设备的科技文件收集不到位。大型设备在购置和更型时，较大机组和重要设备在收集时会引起各方面的重视，但一些小型设备由于体积小、价格低、安装简单，对随机文件的收集重视不够，这部分资料的遗缺将为设备的维护保养和生产装置的安全运行埋下隐患。设备检修结束科技文件归档不及时、不规范。

　　对压力容器设备档案的形成缺乏了解。压力容器设备是石化企业根据生产需要和特点，专门制造的非标、自制专用设备，是企业安全生产的关键设备。但是，有些档案人员只具备收集、归档、保管的一般管理知识，平时缺乏对压力容器等自制设备档案形成的了解和学习，设备检修时无法全面、准确、及时、有效地为检修现场服务。

　　二、加强设备检修档案管理的对策

随时收集，集中归档。 设备档案管理既要有集中归档的环节，还要重视对设备投入使用后的随时收集，如日常形成的巡检记录、安全记录等。这些内容都是设备使用过程中形成的重要文件，技术人员可以通过分析记录中蛛丝马迹的变化制定和编制检修方案。但由于巡检记录内容大致相同，而需要特别关注的消漏补漏记录特别少，管理人员容易出现忽视遗漏的问题。为此，档案管理部门应制定《设备档案随时收集及归档制度》，对巡检记录和补漏消漏记录等内容要做到随时收集，定期集中归档。

深入现场，管理到位。一是现场管理到位。档案人员要参加设备检修专业会议，及时通报设备检修科技文件的发放、使用情况，按照检修进度表，不断收集检修现场技术人员的信息反馈，与参与检修的相关人员同心协力做好现场科技资料的收集工作。档案部门在管理方面要注重把好三关：发放关。根据检修现场使用的情况控制发放份数，由检修单位的兼职档案人员登记领取。检查关。在检修期间档案人员要到现场检查文件使用情况，对需保密的内容要监督管理到位，对污损的图纸及时替换，确保检修工作的顺利进行。回收关。督促检修单位工程结束时将现场使用过的图纸等科技文件核实收回。二是设备开箱验收到位。首先，档案人员要掌握新购置设备的清单和供货日期。其次，要及时到达第一现场会同有关部门共同开箱验收，填写《设备开箱验收清单》，并逐一签字、分类、登记、保管。最后，档案人员应及时复印、拷贝、发放，既确保设备开箱验收收集完整，又能满足检修现场人员的及时利用。三是要专业指导到位。由于施工人员所处的环境和工作性质，对提供的科技文件欠缺有效管理。档案人员应积极主动地开展工作。根据设备检修规模编制鉴别、立卷、编目、装订以及归档的范围、时间、份数、手续等指导手册；对各施工部门的兼职档案人员进行临时业务培训，把主动服务和有效管理工作做实、做活，力争有创新，有特色。

严格要求，及时归档 。一是在与检修单位签订设备检修合同中应包括归档的时间和内容，在检修结束后的会签文件中必须有档案人员签字才能结算检修款项，保证检修结束时科技资料按时归档。二是充分认识价值鉴定分析、质量鉴别核查在归档前后的重要性。归档前：①档案人员要指导检修单位的技术部门对形成的竣工图、设备开箱验收、隐蔽工程等重要科技文件内容进行完整准确的价值鉴定。②对形成的密封资料、试运行记录、设备零部件技术改造及设备底图变更等内容通过鉴定后进行组卷，并监督检修单位完整地将原件或复印件交付机动、设备部门备案。③对组卷内不能长期保存的书写材料以及日期、签字不规范等问题要严格按照档案法的要求进行整改，对经过鉴定没有保存价值的文件一定要履行审查和批准手续才能销毁。归档后：①依据《科学技术档案案卷构成一般要求》，经过系统整理后，按设备案卷的排列顺序并入“设备维护”之中，确保与原设备档案保持有机联系。②不能因为占用库存空间等原因擅自减少已经鉴定的归档科技文件和保管期限。③编制相关专题目录，并主动通过印发、网上传送等手段发至相关领导、专业技术人员，使设备检修档案发挥最大功能。

　 加强学习，提高水平。加强业务学习和专业培训对做好档案管理工作异常重要，对提高档案管理水平十分紧迫。当前，尤其应注重学习、掌握企业专用设备——压力容器档案形成的过程。压力容器是石化企业根据生产装置的工艺要求、技术改造的需要，经上级审批进行设计制造的。前期形成调查研究、设计、试制等文件。后期形成安装调、管理使用、维修、改造、报废等文件。为此，清楚压力容器的科技文件组成内容，特别是掌握好检修阶段压力容器设备的制造、安装、原材料规格、整体组对、元件焊接、焊缝探伤报告、防腐保温等科技文件的形成过程，应是档案人员提高自身综合素质的重要面，只有具备了这些专业知识，才能更好地为设备检修服务好。

（编辑：东北亚）

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