浅析新形势下如何做好企业办公室工作
2016-06-01 07:59 [电力论文] 来源于：互联网 作者：互联网
导读：【摘要】新形势下，国企办公室职责日渐繁杂，已经大大超出了过去的来宾招待、公文处理等业务范畴，而起到上传下达、整体协调，对内维稳，对外展示等重要作用，而在此前提下，做好办公室工作尤为重要，当然，也对办公室从业人员提出了更严格的要求。本文将基
|
【摘要】新形势下，国企办公室职责日渐繁杂，已经大大超出了过去的来宾招待、公文处理等业务范畴，而起到上传下达、整体协调，对内维稳，对外展示等重要作用，而在此前提下，做好办公室工作尤为重要，当然，也对办公室从业人员提出了更严格的要求。本文将基于这一出发点，就如何做好相关工作做粗浅分析。
【关键词】新形势；办公室；工作
中图分类号：F27
文献标识码：A
文章编号：1006-0278（2015）02-033-02
众所周知，国企办公室的具体性工作，包含了企业工作中的多个层而。是企业行政工作的枢纽，办公室的有序工作，能够规范国企各个部门的联络以及各项事务的流程。其管理服务、综合协调、监督指导、参谋咨询等职责事关整个企业的发展。
在目前企业改革不断深化的情况下，先进理念、先进设备不断出现，使得办公室的工作环境不断复杂化，而如何做好办公室相关管理工作，也成为时下办公室从业人员讨论的热点之一。
一、做好办公室工作首先要积极主动
一是在管理服务方而要积极主动，在日常工作中，要突出以人为本的服务思想，做好办公物资供应、大小会议的安排，会场的布置，以及办公室的值班、通讯联系、办公环境保洁等方而工作，努力打造一个轻松舒适的办公环境；做好来宾接待工作，对外展示积极向上的企业形象，同时要积极督办领导交办的各项任务，并对任务中涉及的对有关方针政策及做出解释、对关键步骤进行指导，监测其工作进度，检查其工作质量，并为其排忧解难。
二是参谋咨询工作要积极主动。当好领导的参谋是办公室工作的重要职责之一。当好参谋，首先不能搞被动应付，而是要想领导之所想，急领导之所急。要广泛搜集信息，并确保相关信息的准确定、精确度以及时效性，并认真研究其相关规律，综合考虑；其次要要站在领导的高度，站在全局的高度发现问题、分析问题、解决问题，准确把握对全局工作有指导意义的新情况、新问题，准确把握每个时期带有倾向性和关键性的问题，做到“参在点子上，谋到关键处”。
二是综合协调方而要积极主动。首先是统一步调，综合统筹，切实保证领导班子的正确决策能够在公司内部得到认真贯彻落实；其次是化解矛盾，即在单位局部利益发生冲突及局部利益与全局利益发生冲突时，进行协调，进而化解矛盾；再次是合理安排，协助领导班子安排好决策实施过程中的人和事，将矛盾解决在萌芽之中。
二、做好办公室工作要快速高效
一是公文管理方而，要做好公文的收发、传阅、催办等各个环节的具体工作，首先收发文等记录要体现各个流程、各个环节的操作人员、操作时间，要专人专事的监督落实，不能有怕麻烦的思想，不能有不太重要的文件缓一缓，几个文件一起发的现象，要形成公文“流水线”，来一件处理一件；其次对待上级来文首先要吃透文件精神，对文件中涉及的法律法规、提及的具体事务能够做出具体解释，对上能汇报清楚，对下能解释透彻，并且在落实过程中能随时协助相关部门或人员解决其出现的问题，确保文件的高效运转、进而促进相关文件精神的落实或政策的实施。
二是及时做好领导分配的任务，传达领导的工作指示。领导交办的的工作一般都是都是具体性的事务，不能拖、不能等、不能敷衍了事。在处理领导交办工作时，办公室应形成专项记录，体现交办人，落实部门，协助部门，最迟完成时间等具体信息，分类汇总。每日对照检查，在多部门协作落实的工作中，任务最终完成时，办公室要进行最后的审核把关，以免遗漏重要信息，造成不良后果。在传达领导指示时，一定要正确领会领导意图，避免理解偏差，或表达不清造成误会，在传达过程中，有文件、批示的尽量将其附后。
二是处理突发事件要紧急高效。办公室综合协调的性质，决定着其而临着处理各类突发事件的任务，有时候一些突发事件和一些紧急任务本事就很急迫，处理这一类事件的要点是，找对领导，精简汇报，集中人力物力，火速处理；目前，大多数企业出于精简机构考虑，未设立专门的信访服务办公室，一些信访任务也就理所当然的落在了办公室肩上，处理信访事务首先要注意言辞沟通，不激化矛盾，其次要根据上访内容，协同相关部门，做出方案，并上报相关分管领导，再次要针对事实，彻底解决，留下凭据，以绝后患。
三、良好的个人素质和大局观念必不可少
做好办公室工作必须具备良好的个人素质和不断学习，不断进步的精神，办公室工作千头万绪，涉及而广，这就需要办公室人员必须具备广博的综合性知识和社会常识，成为复合型人才。
办公室工作人员要具有良好的统筹协调能力，办公室不仅要立足宏观协调，做好领导关系的协调，也要做好上下左右、部门之间关系的协调，将为决策的执行和企业目标的实现提供组织保障；要具备扎实的写作能力，在办公室日常工作中，起草文件、报告、讲话稿是最常见的工作。这就要求办公室人员要具备扎实的写作功底，熟知各种应用文的写作，了解各类材料的写作特点和技巧；要具备良好的语言表达能力，语言交流是人际沟通的重要方而，办公室工作人间兼顾着与员工沟通，与部门沟通的职责，以及上传下达、来宾接待的任务，因此具备良好的语言表达能力是办公室人员的基本素质；要具有较好的学习能力，树立终身学习的理念，不断学习和总结前人的经验，要提高政治素养，掌握社会政治经济动态，掌握各种信息，培养思想的远见性和预见性。
做好办公室工作必须具备较强的大局意识，要站在领导的高度，高屋建瓴的考虑问题，要具有宽广的视野和眼光，思考问题不留死角，处理事务不落话柄。在处理单位福利及奖罚等事项时尤其要顾好全局，不谋私利，不损害职工利益，在为领导做参谋时，更要而而俱到，避免决策偏差，造成不良后果。
做好办公室工作必须强化创新意识。一是思维观念要创新。要打破保守思想和陈旧观念，要解放思想，实事求是，放开手脚，在不违反政策的情况下，推陈出新；二是制度建设要创新。随着形势的发展，各类政策、制度也应不断健全完善和创新，要适时退出新政策，并令出必行；三是服务方式要创新。办公室是一个纯服务部门，不能只满足于日常的服务，服务方式也必须创新。要想法设法的做好“情报员”和“勤务兵”。
四、跟上时代步伐，积极引进先进科技
目前，在办公室业务范围内先进的管理理念及先进科技层出不穷，极大冲击的传统的笔、墨、纸、砚、文件夹、档案柜这一套路，适应新形势，引进先进办公科技，对办公室工作效率提升等方而作用尤为突出。
（一）办公室信息化管理技术在公文处理、政令传达等方面的应用
目前，许多企业推行无纸化绿色办公，其所依赖的就是信息化系统，其与传统办公方式的最大区别就是，文件在网络集成系统流转，打破了纸质文件需而对而传阅等不便之处，便于审阅处理，便于存档，并节省大量资源，同时还具备无会议室开会功能，打破时空限制，解决了安排会议时要找地点、拍时间，召集到相关人员等方而的不方便，更便于会议召开。
（二）日常保密工具的应用
毋庸置疑，办公室日常工作中涉及大量的保密文档，及各类保密信息，在办公室工作的发展历程中，经历过手撕火烧、剪碎等各个阶段，而目前，小型碎纸机以及便携式密码箱，及电子密码文件柜等先进科技的普及，让保密工作更有保障，也极大的提升了办公效率。
（三）高密度集成柜在档案管理中的应用
目前，不少企业单位还在使用传统的铁皮柜保管档案，采取人工控制温度、湿度的方式，管理起来非常麻烦，而新式的集成柜，高密度安装，在节省空间的前提下，还能进行室内空气指标白动调控，极大的方便了档案管理。
经济社会发展日新月异，办公室工作形式也应与时俱进，不落窠臼，而在新形势下，办公室作为企业管理中的中枢神经，在日常工作中，要做好领导的“情报员”，文件的“中转站”，职工的“勤务兵”，发挥好相关作用，才能促进企业和谐发展。
（编辑：东北亚） |
浅谈如何加强石油企业推荐文章
热点阅读
