浅谈新形势下石油企业如何开展办公室管理工作
2016-06-01 08:00 [石化论文] 来源于：互联网 作者：互联网
导读：【摘 要】办公室在各级党政机关和企事业单位，历来有着十分重要的地位。文章简要介绍了办公室管理工作的特点、作用及要求，并针对石油企业特点论述了新形势下工作中面临的挑战，提出完善对策。 【关键词】办公室管理；特点；作用；挑战；建设要求 中国石油作
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【摘 要】办公室在各级党政机关和企事业单位，历来有着十分重要的地位。文章简要介绍了办公室管理工作的特点、作用及要求，并针对石油企业特点论述了新形势下工作中面临的挑战，提出完善对策。
【关键词】办公室管理；特点；作用；挑战；建设要求
中国石油作为国有支柱型企业，其办公室的工作运转水平，代表了我国国有企业机关工作水平，同时也标志着我国大型国有支柱型企业的运转效率，是行业竞争力的一个指标，是企业高层快速高校决策的依赖柱石。是各级各类部门制定、实施和修正决策的“中枢神经”，是收集、加工、传递与反馈信息的综合网络，是沟通上下、协调四方、保证机关正常运转的重要“枢纽”。办公室的主要任务就是为领导、基层和部门服务。围绕这“三个服务”办公室必须发挥好参谋助手、督查督办和综合协调“三个作用”。在企业的日常运营中它不仅是公司领导者的参谋和助手，还是沟通上下左右的桥梁和枢纽，也是公司的门面、窗口和后勤部。办公室作的好坏、效率的高低关系到，整个企业的正常运行和决策，对于一个国有支柱型企业的生产运营具有不可估量的决定性作用。
一、办公室工作的特点
1、承担单位大量事务性工作。办公室工作职能繁多，承担着一个单位大量的事务性工作。如接待、文秘、档案、机要交换，以及企业领导临时交办的任务等。有些小型企事业单位，办公室甚而兼具人事、财务等职能。
2、企业的综合协调部门。除了大量的事务性工作，办公室还担负着领导之间、领导与下级以及部门与部门之间的综合协调工作。办公室对上级部门做出的工作部署，对企业领导工作批示、交办任务等的贯彻落实情况进行督促检查，及时向上级单位和企业领导进行反馈。
3、企业决策的组织与参与者。此外，办公室是企业的智囊团，是企业领导决策的参谋者。办公室对一个企业的工作有着全盘的了解和掌握。在企业领导决策和决策落实的过程中，通过开展调研、收集信息、整理资料、会议论证、草拟文件、设计方案等，为单位决策领导及部门，科学决策开辟渠道，提供依据和参考。
二、办公室工作在企业发展中的主要作用
1、发挥参谋助手作用，增强主动性
发挥好办公室的参谋助手作用，是实现决策民主化、科学化的重要环节和前提。主要体现在四个方面：一是为各级部门及时、准确、全面地提供信息；二是围绕企业的中心工作组织调查研究；三是根据领导的意图做好各类文稿的起草及各类预算的编制工作；四是就重大的企业经营问题提出对策性建议。
2、发挥督促检查作用，注重实效性
督促检查是推动决策落实的重要手段，也是办公室工作的一项重要职能。办公室的督促检查作用，主要体现在协助各级各部门确保企业决策的贯彻执行。主要任务有三项，即围绕企业的重大决策、重要工作部署重点查办；对企业领导交办事项专项查办；抓住职工反映较多和群众反映强烈的问题主动查办。
3、发挥协调综合作用，把握全局性
协调综合是办公室的一项基本职能，也是保证两级机关工作正常运转的客观要求，是贯穿办公室工作各方面的一项重要任务。办公室处在沟通上下、联系左右的枢纽位置，通过办公室这个运转枢纽，切实做好全局性的协调工作，促使上上下下围绕中心、方方面面形成合力，同向运转，协力推进。要通过办文、办会、办事等日常工作的高效运行，及时向基层和部门传达企业的工作意图，使企业的决策部署得以迅速贯彻落实，搞好协调综合工作，对于办公室职能的有效发挥起着非常重要的作用。
三、企业石油办公室工作存在的问题
1、思想认识缺位。办公室人员没有认识到办公室工作的重要地位和作用，没有认识到办公室既是一个部门，也是一个指挥机关。作为指挥机关，它需要具有协调全局，协调内外和前瞻性工作的思想意识和工作举措。更没有认识到办公室工作的好与不好将直接关系到一个单位的好与不好问题，也关系他自己的能力、水平在别人心中的地位问题，这是问题产生的根本因素。
2、规章制度不严。规章制度不严，或者是规章制度执行不严也是造成办公室工作效率不高的重要原因。对于出现的许多违规、违纪问题，由于过多地考虑到人与人之间的关系等问题，没有严格按照规章制度进行责任追究，有了第一次，就会有第二次，有了第一人，就会有第二人，如此行之，便失去了制度对人的约束，失去了人对制度的遵从，也失去了办公室人员努力做事的工作责任压力基础。
3、竞争激励机制缺乏。缺乏对干部职工工作积极性的调动，除一些客观因素外，在很大程度上，源于干部人事岗位上下及淘汰的竞争机制缺乏，这个问题也是办公室工作不能大步前进的重要影响因素。
4、人员技能不能满足工作需要。办公室工作覆盖面宽，业务项目多，工作要求高，因此办公室人员需要具有较宽的知识面和专业技能基础，比如：文秘、保密、档案、会计等工作，都需要相当的工作水平和工作技巧，而目前办公室人员基本上都不是相应专业学校出身。
5、部分人员缺乏激情与活力。工作不紧不慢，不讲速度，人员精神面貌萎靡不振，没有进取之心，不积极主动地承办工作。对待来人来客不热情，协助工作不热心。不积极主动为企业领导建言献策，不积极主动做好自身工作，遇事拖沓，办事推诿。甚至有部分人觉得工作创新思路提得越多就是自己给自己增加更多麻烦，有认为是自找苦吃的心态。
四、新形势下石油企业办公室的建设要求
1、加强思想建设，增强政治意识。中国石油作为国家支柱型企业，要坚持正确的政治信念和立场，是办公室工作最根本的素质。办公室要结合本单位实际，协助企业领导制定本单位的发展规划，协调各部门的有关工作。这要求办公室工作人员必须深入透彻地理解党和国家的路线、方针和政策的内在精神实质，提高自身的理论功底和战略思维。
2、转变思想观念，强化服务意识。现代管理理论认为“管理就是服务”。办公室要强化服务意识，不断提高对服务内容的认识，拓展工作领域。要转变思想观念，把服务作为基本职能。由以往被动的接受工作转变为主动为领导和员工提供高效的服务，以一流的工作态度，一流的工作作风以及一流的工作成绩来树立和维护办公室的权威和形象。
3、加强制度建设，规范各项工作。任何规范、高效、有序的管理，都离不开科学的制度建设。办公室工作具有涉及面广、头绪繁杂的特点。首先必须拥有一套切实可行的常规规章制度和严格的办事流程，以避免工作的无序和混乱。其次要建立起明确的办公室岗位目标管理责任制度对办公室的工作进行进一步规范。只有这样，才能保证办公室各项工作目标明确，责任到位并将工作落到实处。只有加强办公室制度建设，使办公室工作规范化、程序化、科学化，才是提高办公室工作水平和管理效能的有效途径。
4、改进工作方法，创新工作形式。办公室的工作千头万绪，每一项工作都与全局有着密切的联系。要做好办公室工作，要求办公室工作人员要善于思考，不断摸索工作规律，改进工作方法，以增强工作的时效性。创新工作新式，利用现代先进的办公设备和方法加工、传输办公信息，建立高效率、高质量的现代办公机制。通过强化信息网络工作，建立起完善的规范的办公自动化系统。
5、加强业务学习，提高业务素质。办公室工作涉及面广，如果不注意学习和更新知识，就无法胜任工作。应鼓励办公室工作人员通过各种途经进行学习，既要对自己承担的本职业务深钻细研，又要兼收并蓄，熟悉全面，做到一专多能。其实，办公室因其工作特点，自身就是一个非常锻炼人的地方，办公室工作人员要善于在实践中学习，重视调查研究，善于分析和总结，真正从实践中获取知识。只有不断吸取新的知识，掌握新的技能，才能优化办公室人员的知识结构，促进综合素质的不断提高，从而为办公室工作提供不竭的动力。
（编辑：东北亚） |
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